Viva Connections dentro da estratégia de adoção: webinar de planejamento e lançamento

Você já deve ter ouvido que o Viva Connections é o "aplicativo de experiência do funcionário" dentro do Microsoft Teams. Mas a pergunta que fica para quem administra o Microsoft 365 todo dia é: como fazer isso virar algo que as pessoas realmente usam?

Eu preparei este artigo pensando justamente nesse momento. Aquele em que você já sabe que quer implantar o Connections, mas sente que precisa de um roteiro para planejar e lançar com o pé direito. Vamos passar pelas etapas que a Microsoft documenta e, mais importante, pelo que você precisa considerar no seu contexto.

Antes de tudo: o que é o Viva ConnectionsLink para esta seção

O Viva Connections é um aplicativo personalizável que aparece dentro do Microsoft Teams e também pode ser acessado pelo SharePoint e pela página inicial do Viva Suite, no desktop e no celular. Ele tem três componentes principais: o Dashboard (seu conjunto de ferramentas digitais), o Feed de notícias (que está sendo substituído pelo News Reader) e a seção de Recursos (links para os destinos mais importantes da organização).

A documentação da Microsoft explica que o Connections é pensado para ajudar as pessoas a concluir tarefas de alta prioridade e acessar informações importantes com mais facilidade. E que essa experiência pode ser construída ao longo do tempo, conforme a organização se adapta e escala.

Planejamento: o passo que ninguém pode pularLink para esta seção

A Microsoft divide a jornada do Connections em quatro fases: planejar, construir, lançar e monitorar. O planejamento é onde tudo começa e, na minha experiência, é também onde a pressa mais causa retrabalho.

Monte o time de stakeholdersLink para esta seção

O primeiro movimento é formar um time de stakeholders para alinhar os objetivos e os casos de uso principais. A documentação sugere que você comece identificando as tarefas e os cenários que o Connections pode apoiar. Isso inclui desde coisas simples como ver o contracheque até processos mais complexos como gestão de turnos para trabalhadores da linha de frente.

Planeje o Dashboard pensando em quem usaLink para esta seção

O Dashboard é o componente que mais exige planejamento cuidadoso. A Microsoft recomenda um exercício prático: para cada tarefa, responda a cinco perguntas. Quem é o público? O que as pessoas precisam realizar ou aprender? Que ferramentas ou tecnologia elas usam hoje? O que você quer que elas usem para realizar as tarefas principais? Que informação precisa ser promovida?

Um framework que a Microsoft sugere e que eu acho muito útil é o "In my role as a...". Você começa selecionando um papel ou público específico. Depois define o objetivo. Em seguida, considera a ferramenta ou processo ideal para atingir esse objetivo. Por último, descreve como é o sucesso. Esse exercício ajuda a evitar o erro mais comum: criar cards no Dashboard que ninguém pediu e que ninguém vai usar.

A documentação lista cenários comuns separados por tipo de trabalhador. Para trabalhadores de informação: encontrar pessoas e informações da equipe, concluir treinamentos obrigatórios, ver feriados da empresa. Para trabalhadores da linha de frente: ver e gerenciar turnos, acessar holerites e formulários populares, consultar políticas e recursos do local de trabalho.

Prepare o terreno para o News ReaderLink para esta seção

O News Reader está substituindo o Feed anterior. Ele puxa notícias do SharePoint de sites organizacionais, notícias impulsionadas, sites seguidos pelo usuário, sites frequentes e pessoas com quem o usuário trabalha. A Microsoft recomenda usar o direcionamento de público para mostrar conteúdo de notícias a grupos específicos de pessoas. Por exemplo, você pode direcionar uma notícia sobre um projeto específico apenas para os membros da equipe e stakeholders daquele projeto.

Recursos: menos é maisLink para esta seção

A seção de Recursos deve conter os links mais importantes e populares para o seu público-alvo. A documentação destaca que organizações com um site de origem do SharePoint podem importar os links da barra de navegação global para a seção de Recursos do Connections. E que os links também podem ser direcionados a públicos específicos.

Crie um plano de adoção antes do lançamentoLink para esta seção

A Microsoft dedica uma etapa inteira do planejamento à criação de um plano de adoção. E com razão. De nada adianta ter um Dashboard lindo se ninguém abre o aplicativo.

O que considerar na adoçãoLink para esta seção

As pessoas podem acessar o Connections do Microsoft Teams, do SharePoint e da página inicial do Viva Suite, no desktop ou no celular. A documentação recomenda usar early adopters e champions para estender o entusiasmo para o resto da organização. E planejar o engajamento nos canais onde as pessoas já se reúnem. Se a sua organização já usa o Teams, publique nos canais do Teams.

Outra recomendação importante: defina onde as perguntas sobre o Connections devem ser direcionadas e quem deve respondê-las. A Microsoft sugere usar o Viva Engage, um site do SharePoint ou canais do Teams para que as pessoas possam fazer perguntas ou ver perguntas frequentes.

Mudança não acontece por acasoLink para esta seção

A documentação lista várias práticas de gerenciamento de mudanças. Comece criando conscientização e interesse em múltiplos canais para atingir diferentes públicos. Para quem trabalha presencialmente, pense em espaços comuns como a sala de descanso ou salas de reunião. Para quem trabalha remoto, publique anúncios no Teams, no Viva Engage e no SharePoint.

Garanta que diferentes públicos entendam como essa nova ferramenta melhora o trabalho deles no dia a dia. Crie oportunidades para as pessoas fazerem perguntas, obterem ajuda e verem demonstrações ao vivo. A Microsoft sugere sessões de treinamento semanais ou horários de atendimento durante o primeiro mês de adoção.

E um ponto que eu acho que faz toda a diferença: crie orientações especializadas para diferentes públicos, como trabalhadores da linha de frente ou trabalhadores híbridos. O que funciona para quem fica o dia todo no computador não funciona para quem está no chão de fábrica.

Métricas de sucesso: como saber se deu certoLink para esta seção

A Microsoft recomenda quatro formas de medir o sucesso do Connections. A primeira é usar o recurso de análise dentro do próprio Connections para entender como e quando as pessoas se envolvem com os componentes da experiência. A segunda é usar o Microsoft 365 usage analytics para ter uma visão de alto nível do uso em todos os aplicativos do M365. A terceira é usar relatórios de uso no nível do site e da página no SharePoint. A quarta é perguntar diretamente às pessoas. A documentação sugere criar um card no Dashboard que link para um Microsoft Form onde os usuários podem avaliar a satisfação e dar feedback.

O lançamento: a hora de mostrar o trabalhoLink para esta seção

Depois que o planejamento, a construção e os testes terminam, chega a hora de comunicar para o resto da organização. A Microsoft divide o lançamento em três etapas.

Escolha as táticas certas para espalhar a notíciaLink para esta seção

Considere onde e como diferentes públicos recebem notícias e comunicados. Trabalhadores da linha de frente podem receber as notícias mais importantes em reuniões de equipe. Trabalhadores híbridos podem estar acostumados a receber notícias do SharePoint no Outlook.

A documentação sugere quatro táticas principais. Anuncie o Connections em um evento como uma reunião geral ou Town Hall. Use ferramentas de comunicação como notícias do SharePoint, comunidades do Viva Engage e canais do Teams. Considere oferecer eventos de treinamento ou horários de atendimento nas primeiras semanas. E use os modelos de email e pôster que a Microsoft disponibiliza no centro de adoção do Viva.

Faça um anúncio que engajaLink para esta seção

As comunicações devem ser envolventes e interativas sempre que possível. A Microsoft recomenda garantir que as pessoas entendam rapidamente como essa nova ferramenta melhora o trabalho delas e torna mais fácil receber notícias e acessar recursos importantes. Enfatize que o Viva Connections é uma experiência personalizada e que pode ser acessada no Microsoft Teams ou pelo SharePoint.

Champions fazem a diferençaLink para esta seção

A documentação da Microsoft é clara: champions são essenciais para o sucesso da adoção. Eles são usuários avançados com vontade de ajudar outras pessoas. Muitas vezes, eles estão mais próximos dos resultados de negócio que a organização está tentando alcançar. Use champions para ajudar outras pessoas a adotar o Connections, oferecendo suporte contínuo em eventos de treinamento e outras oportunidades de aprendizado.

E depois do lançamento?Link para esta seção

A Microsoft recomenda revisitar regularmente as métricas de sucesso nos primeiros 90 dias para acompanhar o progresso e aprender mais sobre como os públicos se envolvem com o Connections. Peça feedback e forneça múltiplas formas de contato para que a experiência possa ser melhorada ao longo do tempo.

O plano de manutenção também merece atenção. Com o tempo, você provavelmente vai identificar novos cenários que podem ser suportados pelo Connections. Cards podem ser aposentados. A navegação global pode ser reorganizada. A documentação recomenda ter uma pessoa ou time responsável por gerenciar essas tarefas ao longo do tempo.

Para saber maisLink para esta seção

A Microsoft mantém um centro de adoção do Viva com recursos, melhores práticas e templates de comunicação. O endereço é adoption.microsoft.com/viva. Lá você encontra materiais prontos para usar no lançamento, incluindo modelos de email e pôster.

E se você quiser se aprofundar no planejamento, a Microsoft oferece um módulo de treinamento gratuito chamado "Plan for Viva Connections", parte do learning path "Get started with Microsoft Viva Connections". Os links estão todos nas referências abaixo.

ReferênciasLink para esta seção

• Planejamento do Viva Connections: https://learn.microsoft.com/viva/connections/plan-viva-connections ((abre em nova aba))
• Lançamento do Viva Connections: https://learn.microsoft.com/viva/connections/launch-viva-connections ((abre em nova aba))
• Visão geral de configuração: https://learn.microsoft.com/viva/connections/viva-connections-setup-overview ((abre em nova aba))
• Cartões de Dashboard disponíveis: https://learn.microsoft.com/viva/connections/available-dashboard-cards ((abre em nova aba))
• Direcionamento de público: https://learn.microsoft.com/viva/connections/use-audience-targeting-in-viva-connections ((abre em nova aba))
• Análise do Viva Connections: https://learn.microsoft.com/viva/connections/viva-connections-analytics ((abre em nova aba))
• Centro de adoção do Viva: https://adoption.microsoft.com/viva/ ((abre em nova aba))
• Programa de champions: https://adoption.microsoft.com/roles/champion/ ((abre em nova aba))
• Treinamento: plano para Viva Connections: https://learn.microsoft.com/training/modules/viva-connections-plan/ ((abre em nova aba))
• Learning path completo: https://learn.microsoft.com/training/paths/viva-connections-get-started/ ((abre em nova aba))