O que fazer com o feedback depois do rollout do Teams

O rollout do Microsoft Teams na sua organização não termina quando a última pessoa ganha acesso. Na verdade, é ali que a parte mais importante começa: o ciclo de feedback. É o que você faz com ele depois que define se a adoção vai virar um motor contínuo de melhoria ou um projeto que perde fôlego em três meses.

A Microsoft divide a jornada de adoção em três fases: Start, Experiment e Scale. O feedback aparece com força na fase 2 (Experiment) e se consolida na fase 3 (Scale), quando você otimiza os canais de retorno e de reporte. As páginas de referência para este artigo são "Optimize feedback and reporting for your Microsoft Teams adoption" e "Microsoft Teams adoption phase 2 - Experiment", ambas no Microsoft Learn. Vamos ao que elas ensinam.

O que o feedback revela (e o que fazer com isso)Link para esta seção

Durante a fase de experimentação, você coletou informações sobre como as pessoas usaram o produto e qual foi a experiência delas. Agora é a hora de usar esses dados para ajustar seus programas de conscientização e treinamento antes de expandir para mais unidades de negócios.

A documentação da Microsoft lista cinco perguntas recorrentes que emergem nesse momento:

• Quando eu uso esta ferramenta junto com a tecnologia que já tenho?
• Quem está autorizado a usar esta ferramenta comigo?
• É seguro para informações altamente confidenciais?
• Com quem falo para aprender mais sobre o Microsoft Teams?
• Algo não está funcionando. Como obtenho ajuda?

Cada uma dessas perguntas aponta para uma lacuna específica. A primeira, por exemplo, revela que suas pessoas ainda não entendem o cenário de uso, elas precisam de orientação sobre quando escolher Teams em vez de e-mail ou SharePoint. A terceira indica que sua comunicação sobre governança e classificação de dados não chegou onde deveria. A quinta é um sinal de que o canal de suporte precisa ser mais visível.

No seu tenant, confirme se as respostas a essas perguntas estão documentadas em algum lugar acessível, uma página do SharePoint, um canal no Teams, um guia de início rápido. Se não estiverem, esse é o primeiro item da sua lista.

Invista nos champions (e faça isso com método)Link para esta seção

Conforme você se prepara para escalar, a Microsoft recomenda recrutar champions adicionais em cada unidade de negócios ou grupo para o qual está expandindo. Essas pessoas entusiasmadas devem passar pelo programa de treinamento do serviço, e você precisa padronizar como e quando se encontra com elas.

O programa de champions funciona melhor quando fica claro o que cada pessoa ganha e o que se espera dela. Requisitos comuns incluem horários de atendimento agendados, participação em reuniões mensais da comunidade e engajamento em comunidades online internas para apoiar a transição.

Duas práticas recomendadas pela Microsoft merecem destaque:

1. Realize uma reunião mensal no Teams para seus champions internos. Divida a pauta entre ensinar novos recursos, abordar feedback recebido e oferecer ferramentas de autoatendimento para a comunidade de funcionários.

2. Tenha representantes do seu departamento de suporte interno ou helpdesk participando da comunidade de champions. Isso mantém a equipe de suporte atualizada sobre o uso do Teams na organização.

Essa segunda prática é particularmente subestimada. Quando o helpdesk participa das reuniões de champions, ele ouve o feedback em primeira mão e leva para o próprio trabalho o contexto que falta nos tickets. O resultado é um suporte mais rápido e preciso.

Canais de feedback: o que usar e quandoLink para esta seção

A Microsoft sugere uma árvore de decisão simples para escolher o canal de feedback. Se sua organização já tem investimento em uma rede Viva Engage, use-a como fórum de feedback para o programa de early adopters. Se não tem, e seu programa tem menos de 5000 membros, crie um time no Teams para coletar feedback e oferecer treinamento.

Algumas organizações combinam os canais de feedback dos early adopters com o time do programa de champions. A documentação observa que essa é uma boa abordagem, porque muitos early adopters podem se tornar champions no futuro, e isso fortalece a comunidade.

Para organizações menores, um time org-wide (público para toda a empresa) também funciona como centro de gravidade para feedback e ajuda. Considere criar um canal chamado "Pergunte a um Champion" para estimular a comunicação entre champions e funcionários. Vale notar que, no momento da publicação da documentação de referência, times org-wide têm limite de 2500 membros. No seu tenant, confirme o limite atual antes de adotar essa abordagem.

O Microsoft Forms é uma ferramenta prática para pesquisas curtas e periódicas com grupos-chave de usuários. A recomendação é enviar essas pesquisas no início, no meio e no final da implantação do serviço. Isso gera dados valiosos para continuar melhorando a abordagem.

Mostre as vitóriasLink para esta seção

Conforme a jornada avança, você vai encontrar casos de pessoas cuja criatividade com o Microsoft 365 surpreende e encanta. A Microsoft recomenda compartilhar esses exemplos amplamente. Isso encoraja outras pessoas a inovar, educa quem está em estágios iniciais da curva de adoção e recompensa quem dedicou tempo para pensar em como usar melhor a ferramenta.

Definir uma meta mensurável de identificar um número determinado de showcases por trimestre ajuda a manter o momentum da adoção. Compartilhe esses casos nas comunidades públicas da sua organização para inspirar outras pessoas e ajudá-las a aprender os benefícios do Microsoft 365.

O tripé do reporteLink para esta seção

Além do feedback humano, a Microsoft recomenda acompanhar três tipos de reporte durante e depois do rollout:

1. Saúde do serviço, pelo painel de status do Microsoft 365 e pelo seu suporte interno de TI.
2. Relatórios de atividade do Microsoft 365 no centro de administração, incluindo o relatório específico de atividade de usuários do Teams.
3. Satisfação com o serviço, coletada em fóruns da comunidade interna e pesquisas sobre experiências específicas.

Se você não for administrador do Microsoft 365 ou Office 365 da sua organização, trabalhe com a pessoa responsável para obter a função de leitor de relatórios no centro de administração. É o acesso que vai permitir que você acompanhe os números sem precisar de permissões administrativas completas.

O ciclo não fechaLink para esta seção

Diferente do que parece, o feedback pós-rollout não é uma etapa que se completa e se arquiva. É um ciclo contínuo: você coleta, ajusta os programas de treinamento, fortalece a comunidade de champions, mede o impacto com os relatórios, e recomeça. A Microsoft recomenda estabelecer pontos de verificação mensais para discutir o progresso e priorizar o backlog de novos projetos.

Se você está saindo do rollout e olhando para a montanha de feedback coletado, começa por aí: identifica as perguntas que mais se repetem, ajusta sua comunicação, fortalece seus champions, e define o ritmo dos encontros. O resto vem como consequência.

FontesLink para esta seção

• "Optimize feedback and reporting for your Microsoft Teams adoption", Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/microsoftteams/teams-adoption-optimize-feedback-and-reporting ((abre em nova aba))
• "Microsoft Teams adoption phase 2 - Experiment", Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/microsoftteams/teams-adoption-phase2-experiment ((abre em nova aba))
• "Onboard early adopters and gather feedback for Microsoft Teams", Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/microsoftteams/teams-adoption-onboard-early-adopters ((abre em nova aba))
• "Define outcomes and success for your Microsoft Teams adoption", Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/microsoftteams/teams-adoption-define-outcomes ((abre em nova aba))
• "Collect feedback from your employees", Microsoft Learn. https://learn.microsoft.com/office365/customlearning/champ_feedback ((abre em nova aba))