Da experiência piloto ao frontline: expansão sem copiar e colar o escritório

Você montou um piloto do Microsoft Teams para um grupo de funcionários da linha de frente. Testou Shifts, testou Walkie Talkie, viu o pessoal usando, colheu feedback. Deu certo. Agora vem a pergunta que tira o sono de quem administra Microsoft 365: como levar isso para a organização inteira sem replicar o trabalho manual que o piloto exigiu?

A resposta da Microsoft é um assistente que nasceu exatamente para isso. Ele está no centro de administração do Teams, na seção Frontline, e se chama Scale fast with teams and groups (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))). O nome é grande, mas o que ele faz é direto: pegar a configuração que você validou no piloto e transformá-la no padrão da organização inteira.

Antes de continuar, uma observação importante. No momento em que escrevo, essa funcionalidade está em private preview (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))). Se você quiser testar, pode se inscrever pelo formulário que a Microsoft disponibiliza. O link está na própria página de documentação.

Por que começar com um piloto?Link para esta seção

A documentação da Microsoft sugere começar pequeno antes de escalar, e eu concordo. Um piloto bem desenhado responde a três perguntas que nenhum slide de apresentação responde por você (fonte: Start a pilot for your frontline workers ((abre em nova aba))):

1. Os recursos escolhidos realmente encaixam no dia a dia do seu time de frente?
2. O que precisa ser customizado para a sua realidade?
3. Que treinamento e orientação seus funcionários vão precisar antes, durante e depois da adoção?

No piloto, você escolhe um grupo pequeno de funcionários e gestores que trabalham juntos. Ativa os recursos que fazem sentido para eles: Chat, Canais, Shifts, Tasks (Planner), Walkie Talkie, Connections, Engage Communities. Acompanha o uso pelo dashboard de métricas. Ajusta. Depois de validado, o caminho natural é expandir.

Expandir sem recomeçarLink para esta seção

Aqui está a parte que eu acho mais interessante. Quando você decide escalar o piloto, não precisa configurar tudo de novo. No centro de administração do Teams, vá em Frontline > Manage organization, selecione a aba Pilots, escolha o piloto que você quer expandir e clique em Extend (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))).

O assistente abre com a configuração de recursos que você já testou. A etapa de seleção de capacidades é pulada porque as escolhas do piloto são carregadas automaticamente. A ordem dos aplicativos fixados também vem do piloto, e você pode ajustar antes de publicar.

Depois de estender, aquela configuração vira o padrão centralizado da sua organização. Todas as equipes e grupos novos que você adicionar herdam os mesmos aplicativos fixados, na mesma ordem. E quando você atualizar essa configuração, a mudança vale para todo mundo de uma vez (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))).

Como funciona o assistente de deployLink para esta seção

Se você prefere começar do zero em vez de estender um piloto, o assistente também atende. O fluxo completo tem cinco etapas (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))):

1. Selecionar capacidades. Você marca os recursos que quer incluir. Os aplicativos marcados como "You will get" vão aparecer fixados na barra do Teams. Os que ficam em "Available apps" não são fixados a menos que você os selecione.

2. Adicionar funcionários da linha de frente. Aqui você escolhe entre duas abordagens. A recomendada é criar equipes estáticas, organizadas por unidade ou localização. Você pode adicionar uma equipe de cada vez ou enviar um CSV com a lista de usuários, nomes de equipe e tipo de membro (Owner ou Member). Cada linha do CSV representa uma atribuição de usuário a uma equipe. Se uma pessoa precisa estar em mais de uma equipe, você repete o nome dela em linhas separadas. Cada equipe precisa ter pelo menos um proprietário. A alternativa é usar um grupo do Microsoft 365 existente, mas nesse caso os membros recebem as capacidades sem serem organizados em equipes. Se o seu plano inclui Shifts ou Walkie Talkie, a recomendação da Microsoft é usar equipes.

3. Configurar aplicativos fixados. Você define quais aplicativos aparecem na barra do Teams mobile e em que ordem. Dá para reordenar arrastando, adicionar apps (inclusive de terceiros) e remover. Um preview mobile ao lado mostra como vai ficar.

4. Revisar e implantar. O assistente mostra um resumo com o número de equipes ou grupos, a quantidade de proprietários e membros e as capacidades selecionadas. Revise e clique em Deploy.

5. Compartilhar. Uma barra azul confirma que a implantação está em andamento. Você pode baixar um link ou um QR code para compartilhar com os funcionários. Depois de instalarem o Teams e fazerem login, eles veem a experiência configurada.

Dois prazos importantes: a criação das equipes pode levar até 30 minutos, e a configuração de aplicativos fixados pode levar até 24 horas para aparecer no cliente do Teams (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))).

Gerenciamento contínuoLink para esta seção

Depois que a implantação está no ar, a gestão continua centralizada. Em Frontline > Manage organization > Deployments, você encontra duas abas (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))):

• Frontline workers: lista as equipes e grupos da sua implantação. Você pode adicionar novas equipes, remover, ver o status de cada uma (New/Active, In progress, Failed) e gerenciar membros.
• Settings: é onde você atualiza os aplicativos fixados para toda a organização de uma vez. Uma mudança aqui vale para todas as equipes e grupos. Não precisa configurar equipe por equipe.

E os pilotos que sobraram?Link para esta seção

Se você já tem uma implantação em escala com uma configuração central, pode integrar os pilotos antigos nela. O botão Merge pilot aparece na página de detalhes do piloto quando uma implantação com configuração central já existe. Antes de mesclar, o assistente mostra quais aplicativos serão adicionados e quais serão removidos. Depois da mesclagem, os membros do piloto mantêm acesso a todas as equipes, canais e conteúdo. A barra de aplicativos deles é atualizada para refletir a configuração central (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))).

O que você precisa saber antes de começarLink para esta seção

Antes de usar o assistente, confirme que você tem a função de administrador do Teams. Depois, decida se vai organizar seus funcionários em equipes ou usar grupos. Se a opção for equipes, prepare a lista de nomes, proprietários e membros. Se for CSV, o template tem três colunas: Username (e-mail), Team name e Type (Owner ou Member) (fonte: Scale a pilot to your frontline organization ((abre em nova aba))).

No seu tenant, confirme se a funcionalidade já está disponível. Como está em private preview, pode ser que você precise se inscrever primeiro. Consulte a página de documentação para ver o link de inscrição mais recente.

Para fecharLink para esta seção

O que eu mais gosto nesse assistente é que ele trata o piloto como ponto de partida, não como experimento descartável. A configuração que você testou com um grupo vira o padrão da organização. O trabalho de ajuste fino não se perde. E a gestão centralizada de aplicativos fixados elimina a necessidade de replicar configuração manualmente para cada nova equipe.

Se você está planejando levar o Teams para a linha de frente, comece com um piloto. Valide. Ajuste. Depois use o assistente para escalar. O caminho existe e está documentado. Falta só você dar o primeiro passo.