Comunicação e treinamento no Teams: como sair do aviso único e criar continuidade

Toda implantação do Microsoft Teams começa com um grande evento de comunicação. Um email para a empresa, um cartaz na copa, um post no portal interno. Depois o silêncio. E em três meses os usuários voltaram a ligar uns para os outros por telefone, a marcar reunião por email, a salvar arquivo na pasta de rede.

Não é preguiça do usuário. É a ausência de um sistema de comunicação e treinamento que continue depois do "vai lá". A Microsoft documenta esse problema e oferece um caminho para sair dele. Vou mostrar como.

O problema do aviso únicoLink para esta seção

A Microsoft recomenda que a comunicação interna seja prioridade tanto nos pilotos quanto na implantação para toda a empresa (fonte: Drive awareness and implement training for Microsoft Teams ((abre em nova aba))). Mas a recomendação vem acompanhada de uma constatação: o entusiasmo inicial diminui e os usuários voltam aos métodos antigos com facilidade (fonte: How to use Microsoft Teams effectively ((abre em nova aba))).

O que sustenta a mudança não é o comunicado de estreia. É o que vem depois: um plano contínuo de adoção, com camadas de comunicação, treinamento e feedback que se reforçam.

O plano de comunicação contínuaLink para esta seção

A Microsoft sugere oito passos de gestão de mudança que formam um ciclo, não uma lista única (fonte: Create a change management strategy for Microsoft Teams ((abre em nova aba))):

1. Identificar stakeholders, champions e perfis de usuário.
2. Selecionar os cenários de negócio.
3. Conduzir um piloto com usuários reais, champions e TI.
4. Projetar, lançar e gerenciar uma campanha de adoção.
5. Construir um programa de champions junto com a implantação.
6. Oferecer um método padrão de feedback.
7. Medir e compartilhar o sucesso.
8. Ajustar as mensagens e métodos com base no feedback e repetir.

Repare no passo 8: "repetir". A Microsoft trata adoção como processo cíclico, não como marco único.

Na prática, isso significa que você precisa de um calendário de comunicação que vá além do "lançamos o Teams". A Microsoft recomenda usar um portal central de informações (intranet ou site do SharePoint) como hub de autoajuda, treinamento e orientação escrita, porque cada pessoa aprende de um jeito (fonte: Drive awareness and implement training for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

Treinamento que não acaba no primeiro vídeoLink para esta seção

A Microsoft disponibiliza recursos prontos de treinamento para usuários finais, como vídeos online e o programa Coffee in the Cloud para champions e profissionais de TI (fonte: Drive awareness and implement training for Microsoft Teams ((abre em nova aba))). Mas o recurso só funciona se houver um plano para usá-lo.

A Microsoft recomenda medir o sucesso do treinamento com indicadores como usuários ativos no produto, visualizações das páginas de informação, perguntas na comunidade de usuários, visualizações dos vídeos de treinamento e presença em eventos de aprendizado (fonte: Drive awareness and implement training for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

Uma ideia prática: compartilhe uma história de sucesso por mês no intranet destacando funcionários que estão abraçando a mudança. A Microsoft sugere usar a hashtag #TeamsStories para organizar essas histórias (fonte: Drive awareness and implement training for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

O programa de champions como motor de continuidadeLink para esta seção

O programa de champions é a peça central de uma estratégia de adoção contínua. Champions são pessoas motivadas a ajudar outras, interessadas em tecnologia nova e dispostas a ensinar colegas (fonte: Create your champions program for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

A Microsoft recomenda que os champions:

• Sejam formalmente treinados para aprofundar conhecimento.
• Sejam encorajados e empoderados a orientar e treinar colegas.
• Recebam reforço positivo consistente que afirme o impacto do trabalho deles.
• Tenham um plano claro para executar (fonte: Create your champions program for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

O programa funciona com reuniões mensais regulares, que podem ser presenciais ou virtuais. A consistência é o que faz a comunidade prosperar. A Microsoft recomenda agendar as reuniões para a semana seguinte ao encontro público mensal da comunidade global de champions, que é gratuito (fonte: Create your champions program for Microsoft Teams ((abre em nova aba))).

Canais de feedback que funcionamLink para esta seção

Sem feedback, você não sabe se a comunicação está chegando. A Microsoft sugere três abordagens principais (fonte: Collect feedback from your employees ((abre em nova aba))):

• Uma comunidade no Viva Engage dedicada à tecnologia que está sendo implantada, com um cronograma de monitoramento entre champions e service owners.
• Uma equipe pública no Teams (para organizações de até 2500 pessoas) com um canal "Pergunte a um Champion".
• Pesquisas curtas com o Microsoft Forms no início, no meio e no final da implantação.

O importante é que o feedback volte para o passo 8 do ciclo de gestão de mudança: ajustar as mensagens e métodos e repetir.

O que você pode fazer na segunda-feiraLink para esta seção

No seu tenant, confirme se o portal de autoajuda está acessível e se os vídeos de treinamento da Microsoft estão linkados lá. Depois, identifique de duas a três pessoas que já ajudam colegas com tecnologia informalmente. Convide-as para um café virtual e apresente o Champions Program Guide ((abre em nova aba)). Marque a primeira reunião mensal do grupo.

A continuidade não vem de um plano perfeito. Vem de um ciclo que nunca para de rodar.