Microsoft 365 Usage Analytics: como sair do relatório padrão e criar suas próprias perguntas

Você ativou o Microsoft 365 Usage Analytics, abriu o dashboard no Power BI e se viu diante de gráficos prontos: adoção, uso por produto, armazenamento, mobilidade. E agora? O template app entrega uma visão valiosa, mas o verdadeiro salto acontece quando você para de consumir o que veio pronto e começa a fazer as perguntas que só o seu contexto pode formular.

Neste artigo eu mostro como sair do relatório padrão e criar suas próprias visualizações, seja direto no navegador ou no Power BI Desktop. Tudo que afirmo aqui tem fonte no Microsoft Learn, e onde a resposta depender do seu ambiente, eu vou avisar.

Antes de tudo: o template app está habilitado?Link para esta seção

Para acompanhar os exemplos, você precisa ter o Microsoft 365 Usage Analytics instalado e conectado ao seu tenant. O processo tem duas etapas.

Primeiro, um Global administrator precisa ativar a coleta de dados no centro de administração do Microsoft 365. Vá em Settings > Org Settings > Services > Reports e marque a opção "Make report data available to Microsoft 365 usage analytics for Power BI". A Microsoft recomenda usar funções com o mínimo de permissão necessário; Global Administrator é uma função altamente privilegiada que deve ficar restrita a cenários emergenciais (Enable Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))). A coleta inicial leva de duas a 48 horas, dependendo do tamanho do seu inquilino.

Depois que os dados ficam prontos, qualquer pessoa com uma das seguintes funções pode conectar o template app no Power BI: Report Reader, Exchange Administrator, SharePoint Administrator, Teams Administrator, Global Reader ou Usage Summary Reports Reader. Atenção: Global Reader e Usage Summary Reports Reader enxergam apenas agregados de nível de inquilino, sem acesso aos relatórios de atividade de usuário (Microsoft 365 usage analytics overview FAQ ((abre em nova aba))).

Você também precisa de uma licença Power BI Pro para instalar, personalizar e distribuir o template app (Enable Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

O que você ganha de partidaLink para esta seção

O template app oferece um dashboard pré-construído com visão dos últimos 12 meses de uso. As informações detalhadas por usuário ficam disponíveis para o último mês calendário completo (Microsoft 365 usage analytics overview ((abre em nova aba))). Os dados são atualizados semanalmente, e o serviço de back-end da Microsoft é atualizado diariamente com uma latência de cinco a oito dias em relação à data atual (Microsoft 365 usage analytics overview FAQ ((abre em nova aba))).

O modelo de dados inclui atributos do Active Directory como localização, departamento e organização. É isso que permite pivotar os relatórios por área da empresa sem precisar cruzar planilhas manualmente (Microsoft 365 usage analytics overview ((abre em nova aba))).

Personalizar no navegador: dois exemplos práticosLink para esta seção

Só quem fez a conexão inicial com o template app pode personalizar os relatórios na interface web do Power BI (Microsoft 365 usage analytics overview FAQ ((abre em nova aba))). Vou mostrar dois caminhos.

Modificar um visual existenteLink para esta seção

Digamos que você queira ver a ativação do Microsoft 365 Apps por dispositivo, mas sem o dado de Mac porque na sua empresa todo mundo usa Windows. Dentro do relatório Activation/Licensing, vá até a guia Activation. Clique no botão "..." e escolha Edit. Depois, selecione Duplicate this page para trabalhar numa cópia sem risco de perder o original. No gráfico de barras, clique no campo Mac Count dentro da área Visualizations e remova com o "X". Salve em Reading View (Customize the reports in Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

Criar um visual do zeroLink para esta seção

Agora um exemplo mais ambicioso: monitorar novos usuários do Viva Engage mês a mês. Navegue até Product Usage, guia Viva Engage. Entre em modo de edição, crie uma nova página e escolha Stacked bar chart nas visualizações. Arraste MonthName da tabela Calendar para o eixo e FirstTimeUsers da tabela TenantProductUsage para o valor. Use Product como filtro visual e selecione Viva Engage. Dê um título como "First-Time Viva Engage Users by Month" e salve (Customize the reports in Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

Pronto. Você criou uma pergunta que o dashboard padrão não respondia.

Quando o navegador não basta: Power BI DesktopLink para esta seção

Para a maioria dos cenários, as personalizações no navegador resolvem. Mas talvez você precise juntar os dados de uso do Microsoft 365 com outras fontes, como seu sistema de RH ou um CRM. Nesse caso, o caminho é o Power BI Desktop, que pode ser baixado gratuitamente (Customize the reports in Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

Você tem duas opções.

Conectar direto pela API OData. No Power BI Desktop, vá em Get data > Other > ODATA Feed e informe a URL https://reports.office.com/pbi/v1.0/<tenantid>. Use seu tenant ID sem hífens. Faça a autenticação com OAuth2 (se escolher outro método, a conexão falha). O navegador mostra as tabelas disponíveis; selecione todas e clique em Load. Pronto, os dados estão no seu modelo (Customize the reports in Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))). Importante: as APIs de relatório estão em preview e podem mudar até irem para produção.

Usar o arquivo .pbit como ponto de partida. A Microsoft disponibiliza o arquivo de template (.pbit) no Microsoft Download Center. A vantagem é que ele já vem com as medidas personalizadas e a string de conexão configurada. Você abre, informa o tenant ID, autentica e, depois que os dados carregarem, salva como .pbix. A partir daí, pode trazer outras fontes de dados e construir em cima (Customize the reports in Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

O que muda em março de 2026Link para esta seção

A Microsoft anunciou que, a partir de março de 2026, os filtros Company, City e ProxyAddresses na guia User Activity deixarão de ser suportados. Se você usa esses campos para segmentar seus relatórios, o caminho indicado é conectar-se às APIs do Microsoft Graph e construir um dashboard próprio no Power BI ou em outra ferramenta de visualização (Microsoft 365 usage analytics overview ((abre em nova aba))). As APIs com detalhamento por usuário incluem getEmailActivityUserDetail, getTeamsUserActivityUserDetail, getSharePointActivityUserDetail, entre outras. Se essa não for uma opção para sua organização, você ainda pode exportar os relatórios de detalhamento de usuário diretamente do centro de administração do Microsoft 365.

Dicas para não parar por aquiLink para esta seção

O template app recebe atualizações maiores duas vezes por ano, que podem incluir novos relatórios ou dados. Quando uma nova versão sai, sua instância existente continua funcionando, mas para ter acesso às novidades você precisa criar uma nova instância e reaplicar as personalizações (Update to the latest version of Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))).

Algumas perguntas que você pode começar a responder com essas personalizações:

• Quantos usuários da minha região Sul adotaram o Teams nos últimos três meses?
• Quais departamentos têm a maior taxa de novos usuários no SharePoint?
• Como a ativação do Microsoft 365 Apps se distribui entre dispositivos Android e iOS na minha organização?

O template app é um ponto de partida, não um ponto de chegada. O valor real está em adaptar os dados ao seu contexto, combiná-los com outras fontes e fazer as perguntas que só você sabe que precisa fazer.

No seu tenant, confirme quais funções administrativas estão disponíveis antes de começar. E lembre-se: os dados de nível de usuário só aparecem por volta do quinto dia do mês seguinte à ativação (Enable Microsoft 365 usage analytics ((abre em nova aba))). Se você acabou de ativar o template app, a paciência de algumas horas (ou dias) faz parte do processo.